Bir aracın trafiğe çıkabilmesi için muayenesinin geçerli, trafik sigortasının yürürlükte olması gerekir. Filo büyüdükçe bu tarihleri takip etmek zorlaşır ve küçük bir dikkatsizlik sefer iptaline ya da cezaya dönüşür. En sık görülen hatalar şunlardır:
- Tarihleri tek bir kişinin hafızasına bırakmak. O kişi izne ayrıldığında takip kopar.
- Excel dosyasını güncel tutmamak. Yeni araç eklenince listeye işlenmeyebilir.
- Sadece muayeneyi takip edip sigortayı atlamak. İkisi farklı tarihlerde biter.
- Sürücü SRC ve psikoteknik sürelerini unutmak. Sürücü belgesi geçersizse araç da yola çıkamaz.
- Son güne kadar beklemek. Randevu bulunamazsa araç birkaç gün devre dışı kalır.
- Evrakların fiziksel kopyasını arşivlememek. Denetimde belge ibraz edilemez.
- Hatırlatmayı yalnızca yöneticiye kurmak. Yedek kişi haberdar olmaz.
Çözüm: çok kanallı otomatik hatırlatma
Her araç ve sürücü için muayene, sigorta, kasko ve belge tarihleri sisteme girildiğinde; 30, 15, 7 ve 1 gün kala hem yöneticiye hem de ilgili kişilere e-posta ve mobil bildirim gitmelidir. Belgelerin PDF kopyaları da aynı kartta saklanmalıdır.
Seferix App bu takibi araç ve sürücü kartlarından otomatik yürütür; yaklaşan tarihleri panelin ana ekranında topluca gösterir.